Chức năng nhiệm vụ

1. Vị trí và chức năng

Phòng Quản trị là đơn vị trực thuộc Trường Cao đẳng Phát thanh - Truyền hình II, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Hiệu trưởng và Ban Giám hiệu tổ chức quản lý, sử dụng, đầu tư xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ các hoạt động giảng dạy, học tập; công tác bảo vệ tài sản, an ninh, trật tự, phòng cháy, chữa cháy.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị

1.1 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của Trường, bao gồm đất đai, nhà cửa, phòng học, trang thiết bị kỹ thuật , sân trường, vườn hoa, cây xanh, cảnh quan sạch đẹp trong Trường.

1.2 Hàng năm lập kế hoạch công tác nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất của trường như: Xây dựng cơ bản, mua sắm, cải tạo, sửa chữa trang bị nội thất, trang thiết bị các phòng học, phòng làm việc, phòng học chuyên dụng, hệ thống đường sá, internet, điện thoại, điện, nước.

1.3 Chuẩn bị hồ sơ về đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa cơ sở vật chất và các trang thiết bị khác trình Hiệu trưởng phê duyệt.           

1.4 Giám sát thi công các công trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị.

1.5 Tiếp nhận các dự án đầu tư của Trường thuộc các nguồn vốn do Hiệu trưởng giao. Lưu trữ và gìn giữ các hồ sơ, bản thiết kế, bản vẽ hoàn công các công trình xây dựng mới và sửa chữa lớn, giấy tờ liên quan đến máy móc thiết bị...

1.6 Tổ chức phục vụ các hoạt động của Trường về cơ sở vật chất. Phối hợp với Phòng Đào tạo và các Trung tâm đào tạo trong việc sử dụng lớp học, phòng thu, trường quay hợp lý và hiệu quả.

1.7 Phục vụ mở cửa, đóng cửa phòng học theo thời khoá biểu và các hoạt động khác khi được Ban Giám hiệu phê duyệt.

2.  Khai thác, sử dụng và bảo trì trang thiết bị

2.1 Lập kế hoạch khai thác, sử dụng, sửa chữa định kỳ và đột xuất cơ sở vật chất  phòng học, phòng máy, hội trường, phòng họp, phòng thu, phim trường, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ lao động, học tập (bàn ghế, bảng…) cho toàn Trường.

2.2 Hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý và sử dụng cơ sở vật chất tại các đơn vị, thường xuyên theo dõi, kiểm tra các phòng học: tắt đèn, quạt, đóng cửa khi không có giờ học nhằm tiết kiệm tối đa việc sử dụng điện - nước.

2.3 Bảo quản tốt các phương tiện làm việc và dạy học, thường xuyên theo dõi và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì, thay thế, bổ sung thiết bị hư hỏng .

3. Bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy, nổ

3.1 Tổ chức bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản và giữ gìn trật tự an toàn để đảm bảo cho các hoạt động như giảng dạy, học tập, hội họp, vui chơi giải trí... của cán bộ - giảng viên - nhân viên và học sinh sinh viên trong Trường.

3.2 Mua sắm công cụ, trang thiết bị phòng cháy chữa cháy và có biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, mưa bão bảo vệ an toàn cho người và tài sản.

3.3 Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và thường xuyên kiểm tra các quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy trong Trường.

4. Mua sắm trang thiết bị, công cụ lao động và dụng cụ làm việc

4.1 Lập kế hoạch mua sắm hàng quý, hàng năm cho toàn trường gồm: trang thiết bị phục vụ cho giảng dạy và học tập, công cụ, dụng cụ lao động, học tập, báo chí, ấn phẩm, văn phòng phẩm...

4.2 Đề xuất và tổ chức thực hiện quyết định của Hiệu trưởng về điều chuyển, sử dụng hoặc tu sửa, cải tạo nhà làm việc, phòng học, phòng thu, trường quay, phòng thí nghiệm, phòng thực hành, xưởng thực tập, thư viện, Trung tâm…

5. Một số nhiệm vụ khác

5.1 Quét dọn vệ sinh sạch sẽ các phòng học. Thường xuyên làm vệ sinh trước giờ học và sau các giờ giải lao đối với các nhà vệ sinh.

5.2 Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ - giảng viên - nhân viên.

5.3 Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách đến làm việc với Trường; phục vụ các hội nghị, hội thảo, sự kiện, khai giảng, tổng kết, chuẩn bị các cuộc họp của Ban Giám hiệu.

5.4 Quản lý tổ xe (xe ô tô và người lái), điều xe ô tô phục vụ hoạt động của Trường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính theo dõi, định mức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường.

5.5 Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính: Tổ chức kiểm tra, kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm; thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản, công cụ, dụng cụ đã hết thời hạn sử dụng theo quy chế quản lý tài sản của Trường và quy định của Nhà nước.

5.6 Xây dựng các mối quan hệ với chính quyền cơ sở Phường 9, Quận 5; Phường Đông Hưng Thuận Quận 12.

5.7Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Hiệu trưởng phân công.